Kommt ne E-Mail geflogen und verstopft mir den PC

Wie schreibe ich eine gelungene E-Mail? Und warum ist es so verdammt schwer, das zu schaffen oder warum sind diese Dinger so gefährlich?

Es gibt gerade in der heutigen Zeit einige gute Gründe per E-Mail zu kommunizieren und nicht zum Hörer zu greifen oder gar ein Fax zu schicken: Mit E-Mail kann man die Antwort formulieren, wann immer man will, es gibt keine Zeitzonen, die Botschaft kommt immer dann an, wenn der andere die Mail öffnet, die ganze vorherige Korrespondenz kann einfach mitgeschickt werden, ja sogar zusätzliche Info kann einfach angehängt werden.

Es gibt aber mindestens genau so viele Gründe, auch mal auf eine E-Mail zu verzichten. Einer der wichtigsten ist, dass E-Mails weitergeleitet werden können. Der neue Empfänger bekommt womöglich einen schlechten Eindruck von meiner Äußerung, wenn er die Vorgeschichte nicht kennt (die man nicht nur weglassen, sondern auch manipulieren kann). Außerdem kann eine E-Mail keinerlei Gefühl transportieren.

Warum ist es so schwer, eine vernünftige E-Mail zu schreiben?

Wer einmal versucht hat, mit einem Handheld eine E-Mail zu schreiben, weiß wsa am Ende fur seltasme Orthogrfie dabei heraus kommt. Es ist schlichtweg unmöglich, mit zwei Daumen auf viel zu kleinen Tasten sinnvoll zu schreiben. Ist auch nicht weiter schlimm. Eine Studie hat ergeben, dass Buchstabendreher (die typischen Handheld Fehler) die Lesegeschwindigkeit nur geringfügig mindern, die Verständlichkeit hingegen nicht abnimmt. Außerdem kann man sich in der Signatur standardmäßig für sein Gerät entschuldigen.

Schwieriger wird es mit den Gefühlsnuancen: Zwar hat man Emoticons und Abkürzungen erfunden, aber ein Telefongespräch mit einem Kollegen vermittelt ganz einfach anhand der Stimmlage schon viel eher, ob wir leichtes Spiel haben oder nicht, wenn wir ihn um etwas bitten wollen. Gerade im geschäftlichen Mailverkehr sollte man ohnehin auf die ganzen ;) :( 8) *lol* und *rofl* verzichten.

Warum können E-Mails gefährlich sein?

Nein nein, es geht jetzt nicht um Viren und ähnliches. E-Mails sind wegen ganz anderer Sachen gefährlich. Man kann sie nämlich weiterleiten. Und zu allem Überfluss kann der der Zusammenhang oder der Originalinhalt vorher noch verändert werden.

So ist es gar nicht angenehm, wenn mein Kollege schreibt, er habe gerade etwas ganz und gar Blödes für den Chef zu erledigen, ich schreibe ihm deshalb einen kurzen Kommentar, wie wenig der Chef eigentlich von seinem Job versteht und später werde ich dann vom Chef mit genau diesem Kommentar konfrontiert – ohne den vorherigen Schriftwechsel mit dem Kollegen.

Fast noch schlimmer ist, es wenn ich mich durch übermäßigen (und dabei auch noch falschen) Gebrauch von Fremdwörtern der Lächerlichkeit preisgebe. Hier ein paar Klassiker: Quantensprung (der kleinste überhaupt mögliche Sprung), herunterbrechen (Zahlen lassen sich nie herunterbrechen, höchstens aufschlüsseln) oder niveauvoll (ein Niveau ist eine Ebene; etwas kann nicht voll von einer Ebene sein).

Wie schreibe ich denn jetzt eine gute E-Mail?

So schwer ist das nicht. Wenn man sich an die vier E hält, kann gar nicht so viel schief gehen. Solange es nicht geschickt ist, ist es kein Fehler. Die vier E sind: Einfach, effektiv, erforderlich, erledigt.

Wenn die Mail nicht erforderlich ist, muss sie auch nicht verschickt werden. Wenn sie einfach zu lesen ist und der Text effektiv geschrieben, d. h. klar verständlich ist, bekommen wir auch schneller Antwort. Und zu guter Letzt immer prüfen,wenn andere etwas für uns erledigen sollen, ob das auch nötig ist. Ist dies nämlich nicht der Fall, stockt hier vielleicht ein ganzer Arbeitsablauf, weil der andere sich weigert.

Literatur zum Thema: Shipley / Schwalbe, erst denken, dann senden, Heyne TB, 256 S., ISBN 978-3-453-60076-8, 8,95 €